Häufige Problemfälle sind:
- Fehlendes oder fehlerhaftes Verfahrensverzeichnis
- Fehlende oder mangelhafte Verträge über die Auftragsdatenverarbeitung
- Fehlende Unabhängigkeit oder Fachkunde der oder des Datenschutzbeauftragten
- Fehlendes Lösch- und Sperrkonzept
- Missachtung der Auskunftsrechte von Betroffenen
- Fehlende oder mangelhafte Verpflichtung auf das Datengeheimnis
- Das Verfahrensverzeichnis ist die Basis der Datenschutzkonformität für jedes Unternehmen. Dies ist das erste, was die Aufsichtsbehörde prüft, da das Vorhandensein vorausgesetzt wird. Die Erstellung kann Wochen in Anspruch nehmen. Jedes Unternehmen sollte von Anfang an solches Verfahrensverzeichnis pflegen.
- Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 BDSG sind nur in wenigen Unternehmen vorhanden, da nicht bekannt ist, dass die Weitergabe personenbezogener Daten an Dienstleister (IT, Steuerberater etc.) genau solche Verträge erfordern.
- Fehlende Sachkunde des Datenschutzbeauftragten: Setzt voraus, dass ein Unternehmen bei einer bestehenden Verpflichten überhaupt einen Datenschutzbeauftragten bestellt hat! Hier drohen Bußgelder bis 50.000,- €.
- Fehlendes Lösch- und Sperrkonzept:Gibt es Verfahren, die z.B. sicher stellen, dass Personen auf Wunsch aus einem Verteiler entfernt werden. Wie wird der Konflikt mit eventuell bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten geregelt?
- Missachtung der Auskunftsrechte: Jedem Betroffenen steht ein Auskunftsrecht darüber zu, welche Daten von ihr gespeichert sind, zu welchem Zweck und an wen diese Daten weitergegeben werden. Dazu sind Sie verpflichtet, auch wenn dies nur selten angefragt wird.
- Fehlende Verpflichtung auf das Datengeheimnis: Lassen Sie jeden Ihrer Arbeitnehmer eine solche Verpflichtung unterschreiben! Vertraulichkeitsklauseln in Arbeitsverträgen erfüllen die gesetzliche Anforderung nämlich nicht.
Vermeiden Sie diese Fehler und lassen Sie sich oder Ihren Datenschutzbeauftragten bei den vielfältigen Aufgaben wirksam unterstützen.
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